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L’évaluation des prestataires fait ses preuves

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Bertrand Seguin

Responsable du service Equipements techniques

top manager

Économie

Commune : Antibes Juan-les-Pins

  • Stéphane Pintre
  • DGS d’Antibes
Économie / 01 novembre 2014 / ID Magazine #11

L’évaluation des prestataires fait ses preuves

En 2007, la ville d’Antibes a instauré un système d’évaluation trimestrielle pour les prestataires assurant les opérations de contrôle et de maintenance des équipements techniques communaux (chauffage, climatisation, ascenseurs, etc.). Le procédé a fait ses preuves, et l’amélioration du service proposé est aujourd’hui quantifiable grâce à des critères de notations précis. Cette innovation a reçu la médaille d’Or au Prix Territoria 2014, dans la catégorie « Optimisation des ressources ».

Quand nous avons mis en place ce système d’évaluation des prestataires de maintenance, nous n’imaginions pas que cela aurait une telle incidence sur l’amélioration de la qualité. » Bertrand Seguin, responsable du service Equipements techniques de la ville d’Antibes, est pour le moins satisfait du procédé initié en 2007. Le principe est simple : évaluer le travail des entreprises qui oeuvrent dans le domaine de la maintenance et des contrôles des équipements techniques de la ville d’Antibes : chauffage climatisation, alarmes, ascenseurs, extincteurs, etc. Quand nous avons mis en place ce système d’évaluation des prestataires de maintenance, nous n’imaginions pas que cela aurait une telle incidence sur l’amélioration de la qualité. » Bertrand Seguin, responsable du service Equipements techniques de la ville d’Antibes, est pour le moins satisfait du procédé initié en 2007. Le principe est simple : évaluer le travail des entreprises qui oeuvrent dans le domaine de la maintenance et des contrôles des équipements techniques de la ville d’Antibes : chauffage climatisation, alarmes, ascenseurs, extincteurs, etc.

Top Manager
L’évaluation des prestataires fait ses preuves Le principe, simple, consiste à évaluer le travail des entreprises oeuvrant dans le domaine de la maintenance et des contrôles des équipements techniques de la Ville.

Des critères de notation précis

Pour mener à bien cette évaluation, le responsable du service a élaboré une grille regroupant plusieurs critères de notations : qualité du travail, rapidité d’intervention, retour d’information auprès du service, rapidité de rendu de rapport, etc. A chaque critère correspond une note. Au final, chaque entreprise se voit attribuer, tous les trois mois, une note sur 20. « L’entreprise voit également son classement par rapport aux autres prestataires. Cela permet de tirer la qualité vers le haut ».

« Expliquer clairement les points d’amélioration »

Cette note est accompagnée des éventuels points à améliorer. « Il est important pour nous de pouvoir exprimer clairement aux entreprises notre ressenti sur leur travail et de leur indiquer les points d’amélioration », estime Bertrand Seguin. Au début de chaque trimestre, un rendez-vous individuel est organisé entre le responsable du service et les entreprises prestataires. « Notre objectif était aussi de créer un système nous permettant de rencontrer régulièrement les entreprises ». L’occasion de faire le le temps à l’entreprise de s’améliorer. Quand nous constatons un problème sur l’un des critères, nous estimons qu’au bout de deux notations sans amélioration, il y a un souci ».

Une pénalité financière instaurée en 2009

En 2009, deux ans après sa mise en place, le système a été enrichi, avec une pénalité financière pour les entreprises ayant obtenu une note inférieure à 10. « Cette pénalité est rare, mais cela peut arriver », note Bertrand Seguin. Exemple en 2010 : une entreprise a été évaluée défavorablement à trois reprises. Le premier trimestre, elle a obtenu une note de 9/20 ayant entraîné une réfaction financière de 10% ; 2e trimestre (6/20), -40 % et troisième trimestre (6,7/20), - 40% également. La retenue finale s’est élevée à 5 600 €, soit 12 % du marché. Les résultats de cette évaluation sont spectaculaires. En 2007, la moyenne des notes des entreprises concernées s’élevait à 12,3/20. En 2014, cette même note a atteint 16,2. Bertrand Seguin l’assure : « ce procédé est un bel outil de travail pour les services qui gèrent des entreprises de maintenance. De plus, ce système n’est pas du tout lourd à mettre en place et il n’est pas contraignant. Vu l’impact positif du dispositif, l’investissement en temps est minime ».

Pierre-Laurent Pizy

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