​​Choix d’innovation, souci de rendre les agents de la collectivité plus autonomes, gestion plus facile d’un système devenu trop lourd, sont autant de points forts qui ont conduit le Conseil général de la Loire-Atlantique à opter pour Weezevent, un système facilitant grandement sa démarche pour la réalisation des invitations de son personnel à la soirée annuelle des agents du Département.

130 services pour 4 500 agents

4 500 agents à inviter chaque année, ce n’est pas rien ! Jusqu’en 2012, le Conseil général de la Loire-Atlantique préparait ce rendez-vous de façon « traditionnelle », à partir d’un système papier de carton d’invitation nominatif, avec « demande de réponse et retour de tous les agents par secrétariat de service qui nous transférait tous les coupons. Ensuite, le jour de l’événement, les agents se présentaient à la soirée avec leur invitation », observe Estelle Robineaud, Assistante du service communication interne Direction générale des services du Département de la Loire-Atlantique. Avant la solution Weezevent, le système était géré par tous les secrétariats des 130 services, un mois et demi avant l’événement, « beaucoup d’agents étaient mobilisés, par conséquent, pour gérer ces invitations qui étaient envoyées le 1er décembre pour une date butoir prévue généralement autour du 10 janvier. Il paraît bien difficile d’évaluer leur temps de travail par rapport à cette mission de diffusion des invitations, de réception des coupons et de transfert de ces derniers à la communication, puis de prise en charge du regroupement et du renvoi des nouveaux coupons, en cas de mauvaise réception initiale ».